Hoy día la secretaria ya no es la chica que responde llamados, lleva el café al jefe y anota sus citas; en la actualidad una secretaria de dirección tiene que poseer un excelente manejo de herramientas informáticas, dominio del inglés, relaciones interpersonales, buena presencia, capacidad de organizar reuniones de trabajo y eventos, tener gente a cargo, entre muchas capacidades más.
El cargo de secretaria de Dirección es un perfil que sigue acumulando responsabilidades según pasa el tiempo. Según María Lourdes Nadal, HR Development & Staffing coordinador del laboratorio Givaudan, la diferencia entre una asistente de Dirección y otro tipo de secretaria se basa en las competencias y saberes técnicas que tiene que poseer porque al desempeñarse en un puesto semejante tiene que ser capaz de llevar a cabo más importantes habilidades de comunicación, saber resolver situaciones de conflicto, y organizar prioridades.
Por su parte Sabrina Aguirre Blaylock, coordinadora de Selección de la consultora Sesa Select la diferencia está en la proactividad y el criterio propio de la secretaria de dirección con respecto a otras asistentes, porque ésta tiene que poder manejarse sola en determinadas actividades y funciones.
También destaca que para el puesto de secretaria de dirección la confidencialidad es importantísima, así como la empatía y el liderazgo porque “en algunas grandes empresas la secretaria de Dirección debe encabezar y coordinar un equipo de asistentes”, de tal modo que es necesario que posea aptitudes para planear y organizar reuniones y eventos en la empresa.
Por la experiencia que tienen que poseer y los cargos de responsabilidad que desempeñan, los puestos de secretaria de dirección están casi equiparados a los niveles de la jefatura con sueldos prácticamente igual de altos.
Connie Eastman, CEO de Consultorasenred.com explica que el sentido común y las relaciones interpersonales son otro atributo que tiene que tener toda secretaria de dirección.
“Es preciso que sean personas capaces de aprender rápidamente y flexibles para adaptarse, ya que en las empresas hay muchos cambios”. “Tiene que ser discreta, con actitud positiva y excelente trato, que sepa establecer prioridades, delegar y tener capacidad para escuchar y comunicarse”.
Paralelamente a esto, toda asistente de dirección tiene que poseer un fluido manejo de herramientas informáticas, idiomas y formación terciaria.
María Lourdes Nadal destaca sobre esto: “Los conocimientos técnicos que se requieren son el manejo avanzado del paquete Office ya que no solamente deberá contestar e-mails, sino que además deberá colaborar con el director en el armado de presentaciones”.
Connie Eastman también explica al respecto “Hoy se espera un avanzado manejo de PC, incluyendo Word, Excel, PowerPoint y Outlook; manejo de smartphones y el uso de bases de datos tipo Access o programas de CRM y de gestión de recursos empresariales, que a veces son requeridos”.
Si bien el dominio del idioma inglés es un requisito excluyente en todas las empresas porque las secretarias deben ser bilingües, según la compañía también se tiene en cuenta el portugués y el francés, entre otros idiomas.
La formación continua es un factor clave, además de enriquecer el currículo, mejora las oportunidades de crecimiento profesional. Si una secretaria trabaja por ejemplo en Marketing lo acertado es que se capacite en temas relacionados con esta especialidad; pero independientemente de ello, toda secretaria de dirección tiene que capacitarse en management, liderazgo, resolución de conflictos, negociación, protocolo y organización de eventos y comunicación.
Fuente: Clarín